第一章 总则

第一条为进一步规范湖南民族职业学院（以下简称“学校”） 采购行为，健全采购管理内部监督控制制度，依据《中华人民共和国政府采购法》《政府采购货物和服务招标投标管理办法》（财政部令第87号）、《政府采购非招标采购方式管理办法》（财政部令第74号）、省财政厅《关于建立预算单位政府采购内部控制制度的通知》（湘财购〔2020〕26号）和《岳阳市财政局关于建立预算单位政府采购内部控制制度的通知》（岳财发〔2021〕1号）要求，结合学校实际与采购业务管控要求，制定本办法。

第二条本办法适用于学校所有采购活动；本办法将机关各部门和二级学院（系部）、教辅机构及目标管理单位等，统称为“二级部门”。

本办法所称采购，是指使用学校预算资金（包括财政性资金和其他资金）以合同方式有偿取得（含购买、租赁、委托、雇佣等）货物、工程和服务的行为。

第三条学校所有采购工作应遵循“公开透明、公平竞争、经济适用、集体集中、节能优先”的原则。

第四条凡符合政府集中采购规定的货物、服务采购，按照国家法律和省、市有关政府采购法规政策执行；凡符合招标条件的基建工程及与工程相关设施设备的采购，按照国家和省、市招标法规政策执行。

第二章 管理机构与职责分工

第五条学校采购业务管理组织体系包括采购决策机构、采购日常管理机构、采购执行机构和采购监督机构。院党委会和院长办公会是学校采购工作的决策机构。

第六条学校设采购办公室（简称“采购办”），常设资产管理处招投标采购办公室，负责采购过程的联系协调及采购领导小组日常性工作的开展。采购办主要职责：

（一）根据国家、省、市有关政府采购的管理规定，制定学校采购管理办法，拟定内部采购目录、标准和规范文件。

（二）汇总审核各部门编制的采购预算、采购实施计划和采购申请，组织实施校内集中采购。

（三）初步审核采购需求、组织形式、采购方式、招标文件以及采购代理机构委托意见。

（四）审核学校所有符合政府采购（招标）目录项目的相关事项，加强学校采购活动的管理和依法处理有关争议纠纷。

（五）组织协调政府采购（招标）和自行采购评标相关工作。

（六）负责依法督导采购需求部门的采购合同编制、签订及手续办理，合同履行跟踪等。

（七）负责采购业务文档资料的归档报备。

（八）根据需要组建采购小组和评标小组。

（九）完成学校采购领导小组和上级主管部门交办的其他采购工作任务。

第七条各二级部门为采购业务活动的执行或配合机构，应履行以下职责：

（一）指定部门采购经办人员并报采购办备案。

（二）做好采购与招标前期的项目立项、方案设计等工作。

（三）收集提交采购项目供应商资格条件、招标及竞争性谈判等文件的技术性事项。

（四）负责审核委托招标代理机构编制的招标文件中的技术性事项。

（五）组织供应商现场考察，并负责招标文件中技术方面问题答疑与释义。

（六）参与评标和采购项目考察（需进行考察的）。

（七）参加与供应商洽谈、合同签订。

（八）负责合同履行和项目完成验收、售后服务等。

（九）协助做好采购项目有关资料的整理归档。

第八条纪检监察处作为采购监督机构，主要行使监督检查的以下职责：

（一）组织制定招投标监督工作的规章制度。

（二）行使采购过程中不规范行为所致结果的否决权。

（三）受理招投标活动中的有关投诉。

（四）负责向采购办派驻采购监察员。

（五）完成上级交代的其他有关采购的监督检查任务。

（六）采购监察员主要对采购方式、招标文件、评标、开标、定标和合同的洽谈、签订、执行等采购的全过程实施监督。

第三章 采购形式与方式

第九条采购范围及组织形式。学校依据《政府采购法实施条例》和岳阳市最新的年度政府集中采购目录及政府采购限额标准等规定分为集中采购、分散采购和电子卖场采购。

第十条分散采购和电子卖场采购项目，按学校内部采购权限，分为校内集中采购和校内部门自行采购。

（一）校内集中采购：所有分散采购项目和达到学校规定的集中采购标准的采购项目，应实行校内集中采购。

（二）校内部门自行采购：使用年度预算内部门办公费、项目经费，单笔4000元（不含）以下的办公耗材采购（包括办公用品、印刷、横幅制作、电脑耗材、零星图书购置、部门零星维修耗材等），由各二级部门在电子卖场自行采购。全年购置不超过学校核定的部门办公经费总额。

（三）校内部门自行采购范围外的采购项目实行校内集中采购，由学校采购办组织。

（四）“三公经费”（如公务交通、公务接待、公务出国）水电费、邮寄费、电话费、部门零星报刊杂志费、培训费等不适合在电子卖场组织的采购项目，按学校相关规定执行。

第十一条公开招标。采购200万元以上的货物、服务项目和400万元以上的基建工程及与工程相关的大型设施设备项目，必须公开招标。

第十二条非公开招标采购。非公开招标采购是指公开招标以外的邀请招标、竞争性谈判、竞争性磋商或询价、单一来源等采购方式和财政部门批准认定的其他采购方式。

非公开招标采购，由学校申购部门提出申请，经采购办组织协调完成校内评审论证与审批流程，按照湖南省有关非公开招标采购的法规政策，由学校采购办委托采购代理机构实施采购并严格执行政府采购相关法规制度。

第十三条公开招标标准数额以上的货物、服务项目需非公开招标采购的，由院党委会集体决定并履行校内审批程序后，按《湖南省财政厅关于印发〈湖南省政府采购非公开招标采购方式审批管理办法〉的通知》规定，向岳阳市财政局提交申请材料报批，经批准可实行非公开招标采购。

第十四条严禁恶意规避采购监管。

各部门不得以化整为零方式拆分、肢解政府集中采购项目及校内集中采购项目，不得逃避校内集中采购监管。

第四章 采购预算编报和计划管理

第一节 采购预算编报

第十五条采购预算编报程序。

（一）根据学校下达的预算控制数和部门经费收入情况，各二级部门制定部门年度采购项目预算（包括采购标的数量、质量、技术、服务、安全、期限、特征描述等），报采购办初审；涉及固定资产配置的预算编报，应征求资产管理科初审意见。

各部门年初未能准确预测的专项资金的采购预算，应列入本部门当年度追加预算或下一年度采购预算。

（二）采购办审核汇总各二级部门的采购预算申报情况，形成学校年度采购预算建议草案，报计划财务处汇总形成学校年度预算草案，提请院党委审定和教职工代表大会批准。

第二节 采购计划管理

第十六条学校的所有采购活动应当有序实施计划管理。采购办及各二级部门应根据国家有关采购的法规政策，结合需求特点科学合理拟定采购实施计划。

第十七条采购实施计划申报。

（一）各部门根据批复的学校年度预算方案，及时编报本部门年度采购实施计划，填报《湖南民族职业学院采购实施计划表》，经部门负责人审核、报分管校领导审核同意，再提交学校采购办审核汇总。采购办审核汇总时，凡涉及固定资产购置配置的，应同资产管理处资产管理人员核实资产配置的必要性和合理性。

列入采购实施计划的项目，必须经过院长办公会或院党委批准立项和计划财务处核准列入年度预算支出的项目。

（二）采购办根据各部门提交的采购实施计划，汇总编制学校采购实施总计划，报经采购分管校领导审核同意，提请院长办公会和党委会批准。

（三）根据批准的学校年度采购实施计划，采购办负责申报集中采购项目的采购实施计划，经市财政局采购主管部门批准，根据国家和省、市有关政府采购法规实施采购。

（四）根据批准的学校年度采购实施计划，属校内集中采购的，由采购办汇总，按采购审批程序逐级报批，经校领导签批后，由采购办实施采购。

属校内部门自行采购的，由申购部门按规定进行自行采购。

第十八条采购实施计划主要包括以下内容：

（一）合同订立安排，包括采购项目预（概）算、最高限价，开展采购活动的时间安排，采购组织形式和委托代理安排，采购包划分与合同分包，供应商资格条件，采购方式、竞争范围和评审规则等。

（二）合同管理安排，包括合同类型、定价方式、合同文本的主要条款、履约验收方案、风险管控措施等。

第十九条采购实施计划编报要求。

（一）各申购部门依据二级部门预算（工程项目概预算）确定采购需求。

（二）各申购部门应拟定和向采购办提供采购标的物的采购实施方案

采购实施方案应当提交学校采购领导小组进行评审，大型或技术复杂标的物的采购，还应外聘专家评审或提供技术咨询。

（三）采购实施计划要体现国家及省有关促进中小企业发展、优先采购节能环保和“两型”产品、支持消费扶贫等政府采购功能政策。

（四）固定资产采购需求按《岳阳市财政局关于进一步规范和加强行政事业单位国有资产管理的通知》（湘财资函〔2018〕28号）办理新增资产配置手续，再报采购实施计划。

（五）申请超过公开招标限额标准的非公开招标采购项目，需单独填报，并提供相关依据、论证和证明文件，采购办负责对申请材料的真实性和合法性审核并签署意见，履行程序后报市财政局审核。

（六）未纳入学校年度采购预算的项目，一般不得执行采购事项，若确需采购的由各二级部门负责人以书面形式向计划财务处提出，按照预算调整程序报批，预算调整通过方可进行采购计划申报。

第二十条采购实施计划申请的校内审批流程：

（一）预算以内，2千元（含）以下的校内集中采购项目的采购实施计划申请，由申购部门经办人填报采购计划申请表→申购部门负责人审核签字→申购部门分管校领导审批；

（二）本条第一款规定范围以外，2万元（不含）以下的采购实施计划申请，由申购部门经办人填报采购计划申请表→申购部门负责人审核签字→申购部门分管校领导→报计划财务处列支审核→报资产管理处审核→报审计处核价→采购分管校领导审核→财务分管校领导审批；

（三）2万元（含）至20万元（不含）以内的采购实施计划申请，由申购部门经办人填报采购计划申请表→申购部门负责人审核签字→申购部门分管校领导→报计划财务处列支审核→报资产管理处审核→报审计处核价→采购分管校领导审核→财务分管校领导审签→院长审批；

（四）20万元（含）至最新政府采购限额标准值（货物类50万元、服务类80万元、工程类100万元，均不含）以下的采购实施计划申请，由申购部门经办人填报采购计划申请表→申购部门负责人审核签字→申购部门分管校领导→报计划财务处列支审核→报资产管理处审核→报审计处核价→采购分管校领导审核→财务分管校领导审签→院长审签→院长办公会审议；

（五）最新政府采购限额标准（货物类50万元、服务类80万元、工程类100万元）及其以上的采购实施计划申请，由申购部门经办人填报采购计划申请表→申购部门负责人审核签字→申购部门分管校领导→报计划财务处列支审核→报资产管理处审核→报审计处核价→采购分管校领导审核→财务分管校领导审签→院长审签→院党委会审议。

第五章 采购的实施

第一节 集中采购

第二十一条属于政府集中采购和学校内部集中采购的项目，按以下流程实施采购：

（一）预算资金复核与说明。采购项目申请部门履行学校内部事前审批程序；政府集中采购的，向市财政局申请复核或说明项目资金来源情况；校内集中采购的由计划财务处通过列支审核。

（二）备案采购实施计划。根据批准确定的采购方式、组织形式和专家抽取方式等上报采购实施计划，向市财政局采购主管部门备案生成采购实施计划号。

（三）择优选定采购代理机构。

1．凡属政府集中采购的项目，由市采购办委托市公共资源交易中心实施采购，学校采购办做好相关配合工作。

2．凡属于校内集中采购的项目，由学校委托采购代理机构实施采购。采购办应从市财政局代理机构库中择优选择采购代理机构实施采购；采购委托代理协议应明确双方权利、责任和代理机构收费标准。

（四）按照批准的采购计划与方式实施校内集中采购。

1.组织代理机构拟制校内集中采购项目招标文件。

招投标文件由采购办督促采购代理机构拟定。招标文件应包括采购需求、投标人资格条件、采购政策要求与执行措施、一次性密封报价等投标报价要求、评标方法和标准以及拟签合同文本等事项。

2.招标文件审核与发布。

采购招标文件发布前，由采购办协调学校党政办、计划财务处、申购部门等相关部门对招标文件进行审查。

（五）确定中标结果，发出中标通知书。

采购办确认预中标结果和投标文件后，由采购办或采购委托代理机构拟定与发出中标公告和招标通知书。

（六）组织采购合同洽谈与签订。

采购办组织协调党政办、计划财务处、申购部门等相关人员组成谈判小组，及时与中标人洽谈签订采购合同。

第二节 电子卖场采购和紧急采购

第二十二条学校货物类和服务类电子卖场采购要求：

（一）年度预算办公经费内，且单笔经费不超过4千元（不含）的低值耗材办公用品采购，经资产管理处负责人履行电子审批与监督后，由各二级部门兼职采购员在电子卖场择优直购。

（二）2万元（不含）以内的货物类、服务类、工程类采购项目，采购申请经审批后，报资产管理处统一在湖南省电子卖场择优直购或竞价采购。

（三）2万元（含）至最新限额标准以下的货物类、服务类、工程类采购项目，采购申请经审批后，由学校采购部门统一在湖南省电子卖场实施竞价采购。

上述第（一）（二）类采购项目填写采购申请报告时，应提供年度同品类采购事项详细清单作为预算使用情况说明内容。年度同品类项目采购累计超过20万元的，采购申请应充分说明采购理由，并提高一级审批权限完成校内审批后，方可实施采购。

第二十三条符合电子卖场直购的情况如下：

1．金额2万元（含）以下的采购项目；

2．满足单一来源采购条件的；

3．上级政策法规已经明确指定了供货商的；

4．经过非公开招标或电子卖场竞价采购，连续竞价失败2次的采购项目；

5．具有保密要求等特殊情况、特殊要求且履行相关审批程序的采购项目；

6．经学校领导审批同意或院长办公会同意直购的采购项目。

第二十四条电子卖场采购流程按照省市电子卖场的规定要求执行。

第二十五条采取单一来源方式的采购流程：

（一）采购方式论证。申购部门应向归口管理部门提出单一来源采购申请及理由，报经学校项目评审领导小组论证。

（二）采购方式公示。申购部门采购申请及单一来源采购方式论证材料等报请采购办主任与分管校领导审核，经专家认证后，按单一来源采购的制度要求进行学校网站公示。

（三）确定成交供应商直购与签订合同。单一来源采购小组与确定的供应商在保证质量的基础上，合理商定采购项目成交价格；自成交通知书发出之日起30日内，申购部门应向采购办申请完成电子卖场直购，并及时协调成交供应商签订合同。

第二十六条紧急采购。因自然灾害、事故灾难、公共卫生事件和社会安全事件等突发事件所实施的紧急采购，按规定和程序由采购办按校内集中采购的有关规定采取竞争性磋商或直接询价方式（必要时可直接指定供应商）自行采购。

第三节 采购意向公开和信息公告

第二十七条采购办应会同采购代理机构，及时在中国湖南政府采购网、岳阳市政府采购网等指定政府采购信息发布媒体上发布符合国家相关规范要求的招投标和采购信息。

第二十八条采购意向公开范围与渠道。采购限额标准以上的政府采购货物、服务、工程等学校采购意向，均应按项目在“中国湖南政府采购网”和学校官网同步公开；政府采购限额标准以下的采购项目可不公开。

第二十九条学校采购意向按季度定期公开。每季度，由学校采购办统一组织二级部门提交下一季度采购意向公开信息，报市采购办实行公开。

因不可预见原因需开展紧急采购的项目，由采购办报岳阳市财政局备案，可不公开采购意向。

第三十条采购信息发布时间。

（一）招标公告、资格预审公告的期限为5个工作日；

（二）竞争性谈判（竞争性磋商、询价）公告的期限为3个工作日；

（三）单一来源公示的期限不得少于5个工作日；

（四）中标（成交）公告应当在确定中标（成交）供应商后2个工作日内发布，公告期限为1个工作日。

第四节 采购的质疑与投诉处理

第三十一条政府采购业务质疑投诉答复由采购办牵头，申购部门和计划财务处、审计处参加，按照法定时限、程序和要求做好采购业务质疑投诉答复工作；质疑答复过程中形成的各种文件资料，由采购办、纪检监察处分别进行归档保管。

第三十二条处理采购纠纷时，应征求学校相关部门意见，委托采购代理机构答复质疑的，答复意见书应事先征得学校的审核确认，方可作出。

第五节 合同签订与履约验收及档案管理

第三十三条采购合同签订。

（一）确定中标或成交供应商后，按学校合同管理办法的要求，自中标、成交通知书发出之日起30日内，由申购部门组织与中标（成交）供应商完成合同签订，合同条款不得与采购文件和成交供应商报价文件内容有实质性偏离。

（二）学校可根据项目特点选择适当的合同类型，在采购文件中明确拟签订的合同类型和文本格式，合理确定与供应商的权责关系。

（三）采购合同签订应实施审批程序，根据学校合同管理办法落实合同条款的法律审核，确保符合相关法律规定。合同中有关功能要求与技术指标条款，由申购部门审核把关。有关结算方式、运输方式及费用、安装调试、质量保证、交货及保修期限等商务条款，由采购办、计划财务处和审计处审核把关。

（四）采购合同履行中，合同总金额不得增加。申购部门需追加与合同标的物相同货物、工程和服务的，由申购部门协商供应商免费追加提供。

（五）采购合同签订后，采购办督促申购部门按规定办理合同备案手续。

第三十四条合同履约验收管理。

（一）校内部门自行采购项目，由申购部门牵头负责，一般由部门领导指定人员与部门经办人共同开展简易验收，必要时，可以邀请资产管理处等归口管理部门工作人员参加。

（二）校内集中采购项目或政府采购项目，由资产管理处牵头组织验收，根据采购合同约定与招标文件及有关标准组织实施两级验收，即初验和终验。

1．组建验收小组。验收小组应为3人（含）以上单数成员，由资产管理处、申购部门、计划财务处和审计处等指派人员或外聘专家等组成。

2．实施初验。货物、服务类项目通常申购部门应自行组织完成初验。其中，工程类以及大型、复杂或国家有特殊规定等难以独立完成验收的采购项目，由资产处会同申购部门委托或邀请国家有关质量检测专业机构完成质量、技术要求等技术性验收。

3．组织终验。由资产管理处根据申购部门申请组织。

资产管理处制定验收方案，准备采购合同、招投标文件等验收使用资料，组织管理验收人员，实施验收；申购部门应有负责技术性能验收的专业技术人员配合。验收小组负责采购项目的品种、规格、数量等内容验收，必要时抽检产品技术性能。资产管理处负责判定验收结果，组织处置验收争议等。

（三）签署验收单。验收小组完成验收后，应当签署出具验收证明意见，所有参与验收人员和申购部门负责人应在验收单上签字确认，并加盖申购二级部门公章。验收单原件由资产管理处资产管理科负责保管。

（四）验收合格的项目，由申购二级部门负责保存好《产品说明书》《保修服务手册》及其他技术资料；重要设备资料原件和建设工程的全套资料原件交学校档案室存档。

（五）工程项目验收按照国家《建筑法》《建筑工程施工质量统一验收标准》等和学校基建业务管理办法执行。

第三十五条验收完毕的采购项目应及时办理财务报账。

采购合同文本、验收单（单笔4000元（不含）以下的出具验收单，4000元及以上的出具验收单和验收报告）是报账和进行账务处理的主要依据；采购验收不合格，不得办理结算与支付；采购验收合格的，按“谁申请、谁报账”要求办理财务报账手续。计划财务处应严格审核报账手续及资料，审核通过的，根据采购预算支出渠道办理支付手续，足额支付采购约定款项。

第三十六条合同约定“以审计结论作为结算依据的项目，完成竣工验收后，应按相关规定报审计处进行审计。

采购相关的专家评审费支付和投标保证金、履约保证金退还支付，按采购法规政策的有关规定执行；集中采购机构或采购代理机构应及时退还保证金。

第三十七条根据学校合同管理制度，凡是2万元（含）以上的采购应当签订采购合同；合同应留存一式六份，采购办、计划财务处、申购二级部门、党政办公室各一份，供应商二份。2万元以下的采购按要求签订电子卖场合同（部门签章）。采购办应及时整理采购决策意见、招标与投标文件、评审资料、采购合同、验收文档等资料，建立采购档案；采购档案应纳入学校档案管理，自采购结束之日起至少保存15年。

第六节 采购相关的其他政策规定

第三十八条学校不差别对待各类所有制、各类规模、各类地区的市场主体；不设置歧视性、排他性条件排斥潜在供应商。学校支持中小微企业以采购合同为凭证合理申请金融信贷，但不得提供担保。

第三十九条学校为供应商参与采购活动提供便利。供应商的投标（响应）或履约保证金的收取，不搞“一刀切”，允许采取非现金形式缴纳或提交投标（响应）或履约保证金。

第四十条涉密采购管理按《涉密政府采购管理暂行办法》（财库〔2019〕39号）执行。

科研仪器设备采购按《关于完善省级科研项目资金管理激发创新活力的若干政策措施》（湘办发〔2017〕9号）和学校科研管理办法规定执行。

第四十一条进口产品采购应严格落实审批制度。

进口产品采购要求，按《政府采购进口产品管理办法》（财库〔2007〕119号）执行。

第四十二条工程采购的审批要求。

（一）应招标采购的工程项目，完成学校内部审批程序，报经市工程项目审批主管部门批准，严格按照《中华人民共和国招标投标法》及其实施条例实行采购。

（二）属于政府采购的工程以及与工程有关货物或服务等项目，按照校内集中采购完成校内审批程序，按照市采购办或院党委批准的采购方式实施非公开招标采购。

第六章 监督检查

第四十三条纪检监察处全过程监督检查采购和招投标工作。招标采购项目开标评标前，采购办应按照有关大宗物资采购的监督管理制度向学校纪检监察处报备。

第四十四条采购应实行回避制度。在采购中，凡采购人员及评委与供应商有利害关系的，必须回避。供应商认为采购人员及评委与其他供应商有利害关系的，可申请相关人员回避。

为确保采购的客观公正性，学校及所属二级部门均不指派业务代表参与采购评标委员会。

第四十五条所有采购活动，应严格遵守国家和省、市法律法规及学校规章制度。采购中出现违纪违规情形，依法追究责任，构成犯罪的移交司法机关处理。

第四十六条供应商有下列情形之一的，依法承担相关法律责任，赔偿学校损失，且三年内不准参与学校采购项目：

（一）提供虚假材料谋取中标、成交的。

（二）采用不正当手段诋毁、排挤其他供应商的。

（三）与采购代理机构、其他供应商或学校参与采购活动工作人员恶意串通的。

（四）中标、成交后无正当理由不签订或不履行合同的。供应商有第一至三款情形之一的，中标、成交无效。

第七章 附则

第四十七条本办法由资产管理处采购办负责解释，自院党委会审定印发之日起施行。

第四十八条学校现有采购管理制度与本办法不符的，以本办法为准。实施中，国家和省、市新颁发或修订采购相关法规政策的，按照上级最新法规政策执行。

湖南民族职业学院采购申请审批表

（部门经费或统管经费）

注意事项：与采购事项相关的请示报告等所有佐证材料应完整附在此表后面备查。审批权限要求：1.金额2万元以内签至财务分管校领导；2.金额2万元以上由院长审批审签。

湖南民族职业学院采购申请审批表

（使用其他部门经费）

注意事项：与采购事项相关的请示报告等所有佐证材料应完整附在此表后面备查。审批权限要求：1.金额2万元以内签至财务分管校领导；2.金额2万元以上由院长审批审签。

湖南民族职业学院小额采购申请审批表

（年度预算以内2000元以下）

说明：年度预算内，单笔2000元（含）以下的校内集中采购项目，由申购部门按此表履行完审批手续后，交采购办集中采购。

附表：购置清单

湖南民族职业学院二级单位办公耗材自行采购申请表

说明：1.购置用品仅限于部门办公用品（耗材），单次购置不超过4000元，全年购置不超过学校核定的部门办公经费总额。

2.会商记录由部门自行保管（不得遗失，随时备查），签字盖章完毕上传至平台报采购办审核。

附表：购置清单